حسن إدارة الوقت : مدخل من مداخل النجاح . . .

 حسن إدارة الوقت : مدخل من مداخل النجاح . . .

كثير من الموظفين يضيعون الكثير من الوقت و الأدهى من ذلك أن بعضهم قد لا يدرك كمية الوقت الذي أضاعه في أمور جانبية لا تخدم أبدا أهدافه المهنية و لا أهداف المؤسسة التي يعمل بها ، لذا سنتحدث في مقالتنا اليوم عن بعض السلوكيات التي تعتبر مؤشرات على ضياع الوقت في مقر العمل ، و التي على كل عامل و عاملة يسعى نحى التدرج في مساؤره المهني و الرقي من وضعية إلى وضعية أفضل ؟أن يتعمل جاهدا على تفاديها تحسينا لسلوكه ، و تهديبا لشخصه و في نهاية المطاف سعيا وراء تحقيق أهدافه دون هدر للوقت . . . فكما يقول المثل الإنجليزي Time is money  أي الوقت مالٌ . إذا فما هي أهم صفات الموظف مهدر الوقت ؟ و كيف بالإمكان تقويم اعوجاج سلوكه في مكان عمله ؟

التمييز

ليس من السهل التمييز بين من يجيد إدارة وقته أو المدير الفعال لوقته و المدير غير الفعال في إدارة وقته، لكن هناك أمور قد تساعدنا على التمييز بين الاثنين و التي بغيابها يكون المرء مديرا غير فعال لوقته و باعتمادها يكون قد خطى خطوته الأولى نحو تحسين إدارته لوقته ، فيما يلي سنتطرق لما عليك فعله لتلافي ضياع الوقت ، وعدم قيامك بذلك يعني بأن عليك إعادة النظر في أسلوب تدبيرك للزمن ، من هاته الأمور إذا:

النظام والترتيب:

 فكلما كانت بيئة العمل المحيطة بك منظمة ومهامك مرتبة بحسب الأولويات وبحسب أهمية الأهداف سيسهل عليك عدم إضاعة الوقت بحثا عن ملف مثلا أو وثيقة في الرفوف أو حتى على سطح مكتبك أو حاسوبك على سبيل المثال .

الحرص على وضع خطة عمل واتباعها : 

في الحقيقة لا يكفي وضع خطة عمل وحسب ، بل من الأهمية بمكان أن يلتزم المرء بخطته حتى تكون خطة ناجعة توتي أكلها ، و في هذا السياق فعليك بإعداد خطة عمل معقولة وممكنة التحقيق ذات أهداف محددة ومرتبة يوميا، حيث أن خطة العمل تعتبر كخارطة طريق توضح لك ما عليك فعله خلال حيز زمني محدد مما يشكل إحدى أساسيات علم تدبير وإدارة الوقت .

وضع بعض الحدود لك ولغيرك:

 في الحقيقة إن تحقيق الأهداف المسطرة يستوجب بعض الالتزام ونوعا من الحزم في تنفيذ خطة العمل، وهنا لا نقصد بالحزم إسراف المرء وإفراطه في العمل لأن كل ما زاد عن حده انقلب إلى ضده وكثرة العمل مدة طويلة قد يلقي بالمرء في براثن الضغط النفسي و لا قدر الله في اضطرابات نفسية تطول مدة علاجها. لذا فمن المفيد جدا أن تضع لنفسك حدا تقف عنده وحدودا للآخرين حتى لا يؤثروا سلبا على إنجازك لخطة عملك . ونضرب مثالا ها هنا من باب التوضيح، فمثلا حينما تكون في فترة إنجاز ‘حدى مهامك الأساسية والمحددة في الخطة فلا تسمح لنفسك بأن تأخذ من الوقت المخصص للمهمة وتلهو في هاتفك، أو تجري اتصالا يمكن القيام به في وقت فراغك، أما بالنسبة للآخرين فإن طلب منك أحدهم مساعدة في أمر غير عاجل وأنت في مهمتك فيمكنك حينها الاعتذار منه بلباقة أو أن تؤجل تقديم العون لساعة لاحقة .

استغلال فترات الانتظار :

 لعلنا لا نلقي بالا للدقائق التي إن جمعناها تصير ساعات نقضيها في انتظار دورنا مثلا لدى طبيب ، أو في البنك أو غيره ، في الواقع هاته الدقائق تعتبر وقتا يمكن استغلاله في ما يعود عليك بالنفع و يساعدك على إنجاز خطتك، بالطبع إن كان بإمكانك القيام بجزء من مهمة لاحقة –لكن مسطرة في خطة العمل- خلال انتظارك لدورك، فمثلا إذا كانت مهمتك الآن هي القيام بمعاملة بنكية وأنت في انتظار دورك، وكانت المهمة اللاحقة هي أن تعدّ تقريرا حول موضوع ما، فبإمكانك ربح الوقت وبدء القراءة البحث مثلا في هاتفك عن وثائق ومعلومات تخدم تقريرك.